Consigli per l'arredamento della reception dell'ufficio

La reception costituisce un po' il biglietto da visita degli uffici, e se è vero che impieghiamo circa 30 secondi per costruire la nostra prima impressione, è facile immaginare l'importanza che questo ambiente assume.

Si tratta infatti del primo contatto che il cliente ha con l'azienda e, in quanto tale, al fine di concludere positivamente l'intera esperienza, deve essere perfetto.

È importante che il cliente sia ben disposto nei confronti dei dipendenti d'ufficio che incontrerà e non bisogna sottovalutare l'influenza che anche delle semplici scelte di arredamento possano avere al riguardo. L'utente che viene ricevuto deve essere immediatamente messo a suo agio, deve sentire come confortevole l'ambiente in cui si trova e in sostanza deve crearsi immediatamente un'idea favorevole dell'ufficio, perché i pensieri che avrà sul luogo si rifletteranno automaticamente sui lavoratori che lo occupano.

Allo stesso tempo non bisogna dimenticare le esigenze di coloro che in tale ambiente si trovano a lavorare, quindi fare in modo che essi abbiano a disposizione tutto ciò che occorre per essere rapidi ed efficienti.

In terzo luogo occorre ragionare sul tipo di ufficio che si sta arredando. In base al servizio offerto si potranno fare anche delle scelte di stile, si potrà scegliere se dare un tono più asettico o più familiare all'arredamento, se puntare sulla decorazione o sulla semplicità.

Questi tre aspetti costituiscono i parametri attorno ai quali basare le scelte, ma qualunque esse siano vi sono degli elementi che non devono mai mancare in una reception.

Primo fra tutti è sicuramente il bancone della reception, chiamato anche desk o banco, che rappresenta la linea d'incontro tra il cliente e la clientela. Il bancone deve essere organizzato di modo che chi viene ricevuto si senta immediatamente accolto e non messo in difficoltà. La sistemazione deve essere chiara, ordinata e intuitiva. Generalmente si preferiscono dei banconi in stile semplice e moderno che restituiscano subito un'immagine di ordine e pulizia.

Il banco, lato receptionist, può essere attrezzato di scrivania, cassettiere e mobiletti, per poter organizzare il proprio lavoro meglio e avere sempre tutto il necessario a portata di mano. Il desk, a seconda dell’attività (esempio ufficio, studio medico, centro di estetica, hotel , azienda o altra attività) può essere poi equipaggiato con gli elementi di tecnologia utili al lavoratore, quali telefono, computer, stampanti, fax, e così via.

È consigliabile abbinare le sedie dietro al bancone stesso, così da non trasmettere un sentimento di approssimazione, infatti la casualità della composizione dei mobili, a meno che non sia strettamente voluta e caratterizzante, risulta piuttosto sgradevole. Nella scelta delle sedia operative bisogna tener conto soprattutto del secondo punto evidenziato, ovvero le esigenze del lavoratore. Soprattutto se si ha a che fare con un lungo orario di lavoro, è importante che chi siede sia comodo e in grado di sopportare il tanto tempo passato dietro una scrivania a ricevere i clienti, altrimenti saranno anche questi ultimi a pagare le conseguenze di una seduta scomoda.

Nella maggior parte dei casi la reception funge anche da sala di attesa o di aspetto, in cui i clienti devono attendere per essere ricevuti. In tal caso bisogna predisporre l'ambiente affinché possa ospitare un certo numero di persone, a seconda della clientela più o meno affluente, e garantire a ciascuna di loro una piacevole attesa. Vale a dire che tutti devono avere la possibilità di sedersi, il che comporta l'acquisto di poltrone o divani d’attesa, e magari anche di intrattenersi, quindi si possono acquistare dei tavolini bassi da organizzare con riviste, giornali o depliant inerenti al tipo di servizio offerto dall'ufficio.

Per gli studi medici e dentistici, i centri estetici in generale tutti gli uffici che accolgono una clientela vasta o offrono diversi tipi di servizio, è sicuramente utile procurarsi un sistema di distribuzione di numeri eliminacode (possibilmente elettronico) che garantisca la successione dei clienti, e di conseguenza è possibile anche acquistare uno schermo che informi costoro sui tempi di attesa.

Le decorazioni d'arredo possono essere a discrezione di chi lavora nell'ufficio. Non bisogna dimenticare che sono proprio i lavoratori coloro che passano più tempo al suo interno, ed è per questo che è fondamentale che loro per primi si trovino ad abitare un ambiente di loro gusto e gradimento.

Infine può essere utile sapere che esistono delle figure professionali in grado di aiutare con la composizione degli interni. Tra questi anche i consulenti d’arredo di MobiliIUfficio.com, che sono a disposizione, senza impegno, per consigliare nella scelta degli elementi d’arredo più adatti alla propria reception e al proprio ufficio, in base alle specifiche necessità. Smart Office offre infatti un servizio di progettazione, con possibilità di richiedere un preventivo gratuito per l’arredamento dell’ufficio e della reception.